"เย็บและหมายเลข x จำนวนแผ่น" อาจเป็นสิ่งเดียวที่ควรคำนึงถึงเมื่อพูดถึงความจำเป็นในการเย็บเอกสาร เย็บเอกสารยังไง? ผู้มาใหม่นึกภาพกองกระดาษในทันที มัดด้วยเกลียวธนาคารอย่างแน่นหนา ปกคลุมด้วยฝุ่นกัดกร่อน อยู่ที่ไหนสักแห่งในมุมของสำนักงานบัญชีหรือฝ่ายบุคคล
อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ทุกอย่างจะเรียบง่ายและผิวเผินอย่างที่เห็นในแวบแรก สิ่งที่คุณต้องรู้เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในเรื่องยากนี้? วิธีการเย็บเอกสารด้วยด้ายตามรูป? คำถามเหล่านี้จะกล่าวถึงโดยละเอียดในคำแนะนำทีละขั้นตอน
ทำไมถึงใช้ลวดเย็บแบบเก่า
มีหน่วยงานราชการหลายแห่งที่อาจต้องมีการเย็บเอกสารที่ไม่ใช่แบบโรงงาน แต่ใช้ด้ายเย็บด้วยมือ ประการแรกคือ กรมสรรพากร หอจดหมายเหตุ ขอเย็บเอกสารด้วยด้ายระหว่างรอรับเอกสารการจดทะเบียนผู้ประกอบการรายบุคคล การจดทะเบียนนิติบุคคล หรือเอกสารประกวดราคา วิธีการเย็บเอกสารอย่างถูกต้อง ภาพที่ 2 แสดงให้เห็น มักใช้ด้ายหนากับเข็มหนา
เชื่อกันว่าหลักทรัพย์ที่ผูกมัดด้วยวิธีนี้จะสูญเสีย ปลอมแปลง หรือเปลี่ยนแผ่นได้ยากกว่า ด้วยเหตุนี้บางองค์กรจึงใช้รูปแบบ "ปู่" ในการแนบเอกสารสำคัญ มีข้อโต้แย้งอื่น - บางครั้งเอกสารเป็นความลับอย่างเคร่งครัด และผู้จัดการที่กลัวการประชาสัมพันธ์หรืออิทธิพลของคู่แข่ง มอบหมายงานดังกล่าวให้เฉพาะบุคคลที่เชื่อถือได้ตามลำดับ ปฏิเสธความช่วยเหลือจากบริษัทผู้เชี่ยวชาญ
สำคัญ
เย็บเอกสารไม่ถูกต้องอาจทำให้ปฏิเสธที่จะลงทะเบียนหรือจดทะเบียนวิสาหกิจใหม่, ยอมรับเอกสารในที่เก็บถาวร, นำไปสู่การถอดองค์กรออกจากการแข่งขันเพื่อประกวดราคา, ส่งผลกระทบต่อการตัดสินใจของหน่วยงานกำกับดูแลในเหตุการณ์ ของการตรวจสอบขององค์กร
มีมาตรฐานเดียวกันหรือไม่
จนถึงวันนี้ยังไม่มีกฎเกณฑ์ที่ชัดเจนในการเย็บเอกสารด้วยเธรดตามรูปแบบเดียว มีเพียงคำแนะนำและคำแนะนำเท่านั้น โดยทั่วไปแล้ว องค์กรต่างๆ ใช้การพัฒนาระเบียบวิธีของ Rosarkhiv ซึ่งได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งหมายเลข 76 ในปี 2009 ข้อกำหนดของ GOST "งานสำนักงานและการเก็บถาวร" รวมถึงคำแนะนำจากธนาคารกลางของรัสเซีย
ขั้นเตรียมการ
ต้องดูตัวอย่างเอกสารทั้งหมดที่จะเย็บ หากมีเครื่องหมายดินสอ ให้ลบออก สิ่งสำคัญพิจารณาแต่ละหน้าอย่างรอบคอบ แยกหน้าออกจากกัน ตรวจสอบลำดับของเอกสารในกองที่สมเหตุสมผลและถูกต้อง นำของมีคม หมุด ลวดเย็บกระดาษ หรือคลิปหนีบกระดาษออก เนื่องจากอาจทำให้ด้ายเข้าเล่มเสียหายและส่งผลให้เอกสารสูญหาย จำเป็นต้องใส่เลขหน้าด้วยดินสอสีดำธรรมดาที่มุมขวา ไม่อนุญาตให้ใช้หมึก รวมทั้งสี คุณไม่สามารถใส่ตัวเลขใกล้กับข้อความในเอกสารมากเกินไปได้ยิ่งทับซ้อนกัน เฉพาะด้านหน้าของแผ่นเท่านั้นที่มีหมายเลข ปริมาณรวมของเอกสารที่เย็บแล้วต้องไม่เกิน 250 แผ่น และความสูงของเอกสารที่เย็บเล่มและหมายเลขต้องไม่เกิน 4 เซนติเมตร ตัวอย่างการเย็บเอกสารด้วยด้ายแสดงในรูปภาพ
ขั้นต่อไปของการเตรียมการคือการเลือกเครื่องมือ ในการเย็บเอกสารด้วยด้ายอย่างถูกต้อง คุณจะต้อง: สว่าน, ด้ายพิเศษ, ฝาครอบกระดาษแข็ง, ดังในรูป ในบางกรณี จะใช้เครื่องเจาะรู วิธีการและสิ่งที่จะเย็บเอกสารผู้เชี่ยวชาญแต่ละคนตัดสินใจด้วยตัวเอง สะดวกที่สุดในการใช้ด้ายแข็งหรือเกลียวธนาคาร ในบางกรณีใช้ด้ายขนสัตว์หรือเชือกผูกรองเท้า ส่วนใหญ่มักจะมีฟังก์ชั่นการตกแต่ง โดยทั่วไปแล้ว รายงานที่จริงจังจะใช้รูปแบบที่เข้มงวดกว่า เตรียมเอกสารและแบบฟอร์มสินค้าคงคลังด้วยตัวเอง
รายละเอียดปลีกย่อยบางอย่าง
- แผ่นงานขนาดใหญ่ เช่น A3 หรือ A2 ต้องมีหมายเลขด้วย เมื่อต้องการทำเช่นนี้ จะขยายอย่างสมบูรณ์และกำหนดหมายเลขตามกฎทั่วไป จากนั้นพับและติดกาวด้านหลังอย่างระมัดระวังมุม
- หากจำเป็นต้องยื่นจดหมาย ให้เปิดจดหมาย ลำดับแรกให้ใส่เลขซองจดหมาย จากนั้นจึงเปลี่ยนหน้าจดหมาย
- ปกเอกสารไม่มีเลข นอกจากนี้ หน้าชื่อเรื่องจะไม่มีหมายเลขหากไม่มีหน้าปก อย่างไรก็ตาม แผ่นที่สองมีหมายเลข "2" แล้ว
- ถ้าจำนวนแผ่นมากกว่า 250 แผ่นจะแบ่งเป็นเล่มๆ การปฏิบัตินี้เป็นเรื่องปกติในศาล แต่ละเล่มจะต้องแยกหมายเลข
- จะเย็บเอกสารอย่างไรถ้าไม่สามารถระบุหมายเลขแผ่นที่มุมขวาบนหรือทั้งแผ่นได้? ซึ่งมักเกิดขึ้น เช่น เมื่อกำหนดหมายเลขรูปภาพ ซึ่งอนุญาตให้ใช้หมายเลขจากด้านหลังได้
- กรณีเลขผิดให้ขีดฆ่าออกได้ อย่างไรก็ตาม การแก้ไขต้องได้รับการยืนยันด้วยลายเซ็น
- ถ้าข้ามไปไม่เกินสองแผ่น ก็สามารถใช้การกำหนดตัวอักษรสำหรับหน้าที่ข้ามได้ หมายเลขดิจิทัลของเอกสารหลักไม่เปลี่ยนแปลง แต่จำนวนแผ่นงานเพิ่มขึ้น ในกรณีนี้จำเป็นต้องเตือนผู้ที่จะได้รับเอกสารเกี่ยวกับเรื่องนี้
- หากจำเป็นต้องกำหนดหมายเลขเอกสารที่มีหมายเลขอยู่แล้วหรือมีหมายเลข ก็จะขึ้นหมายเลขอีกครั้ง
- หากแยกแผ่นในเอกสารประกอบไม่ได้หรือติดกาวเข้าด้วยกัน จะมีเลขเป็นแผ่นเดียว กรณีนี้จะเกิดขึ้นหากเอกสาร เช่น มีเช็ค รูปถ่าย หรือหนังสือพิมพ์ติดไว้ แต่ในขณะเดียวกัน ก็จำเป็นต้องจัดทำสินค้าคงคลัง และในคอลัมน์ "หมายเหตุ" หรือในคำจารึกรับรอง จำเป็นต้องชี้แจงว่าเอกสารใดถูกวาง ในหน้าใดและมีอะไรบ้าง
เอกสารอะไรเย็บร่วมกับด้ายบ่อยที่สุด ? ประการแรก เอกสารส่วนประกอบและการรวมตัว พวกเขาส่วนใหญ่มักจะมีปริมาณน้อยเจาะด้วยสว่านได้ง่ายขึ้นและการเย็บทำได้ง่าย มีเทคโนโลยีหลายอย่างสำหรับการเย็บ คุณสามารถเจาะสองครั้ง สามหรือห้าครั้ง สามรูเป็นตัวเลือกที่พบบ่อยที่สุด ห้ารูจะมีประโยชน์เมื่อเอกสารบางฉบับมีขนาดเล็กกว่าเอกสารอื่น การเชื่อมต่อห้ารูจะช่วยแก้ไขให้ดีขึ้น ใช้ลวดเย็บห้ารูหากเอกสารมีมูลค่าสูง ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงของการเปลี่ยนใหม่
การเย็บเอกสารด้วยเธรดอย่างถูกต้อง: คำแนะนำทีละขั้นตอน
- จัดแผ่น จัดขอบ
- ตรวจสอบลำดับของแผ่นงาน
- ทำเครื่องหมายสถานที่ของการเจาะในอนาคตแบบสมมาตรที่กึ่งกลางด้านซ้ายของแผ่นงานด้วยดินสอ สามารถทำได้ทั้งในแผ่นเดียวและทั้งหมด
- จำเป็นต้องเบี่ยงเบนจากข้อความอย่างน้อย 1.5 เซนติเมตร
- เครื่องหมายจะต้องเป็นแนวตั้งอย่างเคร่งครัด อนุญาตให้มีระยะห่างจากกันไม่เกินสามเซนติเมตร
ถ้าเอกสารมีขนาดใหญ่พอ ให้เจาะด้วยสว่านสะดวกกว่า มักจะเริ่มจากหลุมบน
ถ้าไม่สามารถใช้ปกจากโรงงานดังในรูปได้ แผ่นแรกและแผ่นสุดท้ายสามารถติดกาวด้วยแถบกระดาษแข็งบางๆ เพื่อป้องกันความเสียหายที่เกิดกับหน้ากระดาษ สิ่งสำคัญคือต้องเลือกความยาวของด้ายที่ถูกต้อง โดยปกติแล้วจะอยู่ระหว่าง 50 ถึง 80 ซม.
เย็บด้ายคลาสสิค - สามรู
มาวิเคราะห์ตัวเลือกวิธีการเย็บเอกสารกันเถอะทีละขั้นตอนในสามหลุม นี่เป็นตัวเลือกที่คลาสสิกและธรรมดาที่สุดสำหรับการยื่นเอกสารในที่เก็บถาวรหรือเพื่อการตรวจสอบ วิธีการเย็บเอกสารอย่างถูกต้องด้วยด้ายในกรณีนี้จะดูดีกว่าในรูป
ดึงเข็มและด้ายลงไปใต้กองเอกสาร ดึงออกมาทางรูที่หมายเลขสอง เราต้องไม่ลืม "หาง" เล็ก ๆ ยาว 7-8 ซม. มันจะยังสะดวก ที่ด้านหน้า เรานำเข็มเข้าไปในรูด้านบน จากนั้นกลับเข็มไปที่รูต่ำสุดหมายเลข 3 จากนั้น เข็มจะ "พุ่ง" เข้าไปในรูตรงกลาง ส่งผลให้เกลียวทั้งสองยังคงอยู่ด้านล่าง ตอนนี้ผูกปมได้แล้ว
นอกจากนี้ เอกสารต้องได้รับการรับรอง กระดาษติดกาว ประทับตราและลายเซ็นของผู้รับผิดชอบด้านบน วิธีเย็บเอกสารให้ถูกวิธีและร้อยด้ายให้ดูในรูป
นอกจากนี้ สินค้าคงคลังจะติดกาวที่ด้านหลังของแผ่นสุดท้าย จารึกด้วยมือหรือใช้เทมเพลตสำเร็จรูปตามภาพ
เย็บเอกสารสี่รูยังไง
เทคโนโลยีเจาะสี่รูแทบจะเหมือนกันหมด ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือเอกสารถูกเย็บจากบนลงล่าง ดูเหมือนการเย็บผ้า เฉพาะในกรณีนี้จะทำซ้ำในลำดับที่กลับกัน อันดับแรกจากบนลงล่าง จากนั้นจากล่างขึ้นบน ดังนั้นเนคไทจึงเป็นเนื้อเดียวกันไม่มีช่องว่าง ราวกับเย็บบนจักรเย็บผ้าขนาดยักษ์
โอกาสพิเศษ
บางครั้งสามารถเชื่อมต่อเอกสารได้ ไม่ใช่แนวตั้ง แต่อยู่ที่มุม ที่เหล่านี้ส่วนใหญ่เป็นเอกสารการรายงานทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับการติดเทปเงินสดตรวจสอบทางด้านขวา เอกสารดังกล่าวถูกเย็บที่มุม ขั้นตอนเหมือนกับการประกอบเอกสารมาตรฐาน โดยเจาะเฉพาะรูที่มุม มักจะมีสอง แผ่นติดกาวตรงมุม นอกจากนี้ขั้นตอนที่คล้ายกัน - ได้รับการรับรองประทับตรา
สรุป
ในกระบวนการเตรียมและเย็บเอกสาร สิ่งสำคัญคือต้องคิดล่วงหน้าว่าจะเย็บเอกสารอย่างไรเพื่อหลีกเลี่ยงเหตุสุดวิสัย ตัวอย่างเช่น บางครั้งคุณจำเป็นต้องทำสำเนาเอกสารที่ผูกมัดและเก็บถาวรแล้ว ควรกังวลเกี่ยวกับช่วงเวลาดังกล่าวล่วงหน้า โดยปกติ HR หรือผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีสามารถคาดเดาได้ล่วงหน้าว่าเอกสารใดจะต้องดำเนินการผ่านเครื่องถ่ายเอกสารก่อน วิธีนี้ช่วยลดความยุ่งยากในการทำงานและประหยัดเวลาได้อย่างมาก
